Orbio World: 3 000 sąskaitų per dvi valandas

Du ar trys žmonės, maždaug savaitė darbo, 3 000 sąskaitų. Po ChangeAI programos Orbio World finansų komanda tą patį darbą atlieka per maždaug dvi valandas su Claude Cowork.

Skolų suderinimams dabar sugaištama apie 80 % mažiau laiko, o daugiau nei pusė komandos tapo AI entuziastais. Jų skaičius toliau auga.

Iššūkis: sistema, kuri visko nepadaro

Orbio World yra sparčiai auganti tarptautinė e. prekybos įmonė, turinti daugiau nei 10 mln. klientų iš 190 šalių. Jos finansų ir apskaitos skyrius aptarnauja kelias įmones, dirba su skirtingais finansų reguliuotojais ir apdoroja didžiulį dokumentų srautą.

Dėl apimčių ir sudėtingos struktūros įmonė neranda vienos finansų sistemos, kuri aprėptų visus poreikius. Net mokėjimų XML failus bankui tekdavo ruošti rankomis, nes sistema jų nesugeneruoja.

Todėl komanda dirbo dvigubą darbą. Ji valdė kasdienius finansų procesus kelių įmonių, prekyviečių ir reguliuotojų kontekste ir kartu rankomis dengė sistemos spragas. Žmonių visada trūko, o darbo tik daugėjo.

Kodėl finansų komanda mokėsi pati

Mantas Baliūtis, Orbio World AI vadovas, priėmė strateginį sprendimą: vidinė AI komanda dirba su sprendimais, kurie tiesiogiai kuria vertę verslui, o darbuotojų AI įgūdžius ugdo išorinis partneris. Tikslas buvo aiškus: kiekvienas komandos narys turi tapti aktyviu AI naudotoju. Šiam darbui Orbio World pasirinko ChangeAI.

Programą vedėme 20 specialistų iš trijų komandų. Ji sudėliota pagal ChangeAI AI ledkalnio metodiką:

• 1 sesija. Įvadas į AI, saugus naudojimas, pagrindiniai įrankiai ir jų funkcijos, užklausos ir asistentai. Teoriją keitė demonstracijos ir praktika, kad dalyviai patys pamatytų, kaip keičiasi rezultatas.
• Namų darbai tarp sesijų. Kiekvienas dalyvis susikūrė savo AI asistentų ir užsirašinėjo, kur kasdieniame darbe švaistomas laikas. Taip pritaikymas prasidėjo iš karto, savo darbe.
• 2 sesija. Praktinis darbas su realiais Orbio World procesais, kuriuos dalyviai užfiksavo tarp sesijų. Pagrindiniu įrankiu tapo Claude Cowork: su juo komanda sprendė kasdienes problemas ir automatizavo pasikartojančius, daug laiko atimančius darbus.

Programa taip pat skatino komandas dalytis žiniomis ir susikurti vidinius mokymosi įpročius, kad poveikis augtų ir pasibaigus mokymams.

Rezultatai: keli pavyzdžiai iš daugelio

Komanda kas savaitę atranda naujų pritaikymų, todėl ši lentelė rodo tik dalį to, kas jau pasikeitė.

Dalį šių sprendimų komanda įgyvendino mokymų metu. Kitus atrado pati, jau po programos.

„Kiekvieną savaitę atsiranda naujų. Iš anksto nenumatytų darbų, todėl vis dažniau sakau – ar jau bandei šią situaciją spręsti su Cowork.“ Vestina, Orbio World apskaitos komandos vadovė

AI komanda grįžo prie pajamų

Vienas svarbiausių pokyčių: finansų komanda dabar pati atlieka darbus, kuriuos anksčiau perduodavo AI komandai.

Sąskaitų informacijos išsaugojimas, pervadinimas ir archyvavimas buvo užregistruotas kaip užsakymas AI komandai dar prieš tris mėnesius. Jis laukė eilėje, nes AI komanda kūrė pajamas auginančius sprendimus. Dabar finansų komanda tai atlieka pati, su Claude Cowork.

Nauda dviguba. Finansų komanda nebelaukia ir rezultatą gauna iš karto. AI komanda savo laiką skiria sistemoms, kurios tiesiogiai veikia įmonės pajamas.

„Mano komanda turi statyti sprendimus, kurie tiesiogiai augina pajamas. Bet kiekviena valanda, kurią finansų komanda praleidžia rankiniame darbe, taip pat yra įmonės pinigai. ChangeAI leido spręsti abi problemas vienu metu: jie įgalino finansų komandą, o mes išlaikėme fokusą ten, kur jo labiausiai reikia.“ Mantas Baliūtis, Orbio World AI vadovas

Kas pasikeitė komandos kasdienybėje

Programa davė įgūdžių, o kartu pakeitė ir tai, kaip komanda dirba kasdien:

• dalis komandos AI naudoja kasdieniuose darbuose;
• apskaitos skyrius susikūrė vidinį AI žinių dalijimosi kanalą;
• reguliariuose stand-up susitikimuose kolegos dalijasi sėkmės istorijomis;
• kiti įmonės skyriai pradėjo domėtis ir prašo pasidalyti žiniomis;
• keli kolegos dėl intensyvaus darbo net pasiekė dienos AI naudojimo limitą.

Tokį pokytį įmanoma pasiekti tik turint vidinių AI ambasadorių. Orbio World tokia jėga tapo Vestina: ji užkrečia kolegas entuziazmu, padeda įveikti barjerus ir nuolat ieško naujų pritaikymų. ChangeAI programose tokius žmones ieškome sąmoningai ir jiems padedame, nes būtent jie pratęsia pokytį po programos pabaigos.

„Visa komanda naudoja ir tikrai mato rezultatus. Kolegos pasakoja vieni kitiems ką pavyko su juo pasiekti, dalijamės idėjomis, skills'ais, bandom rasti naujų užduočių ką galėtume pagreitinti ir dėl šios priežasties kiekvieną dieną randam naujus pritaikymo būdus.“ Vestina, Orbio World apskaitos komandos vadovė

Pagrindinė įžvalga

„Tik tada, kai tu 100 proc. žinai, kokio tau rezultato reikia, tu gali geriausiai įvaldyti ir dirbtinį intelektą tiems procesams tvarkyti.“ Vestina, Orbio World apskaitos komandos vadovė

Daugiausia vertės AI sukuria tada, kai jį valdo patys proceso ekspertai: žmonės, kurie kasdien dirba su duomenimis ir geriausiai žino, kokio rezultato reikia.

Programos metu išspręstos užduotys buvo pradžia. Ilgalaikis poveikis atsiranda tada, kai komanda turi pakankamai praktinių žinių ir pati pradeda taikyti AI kasdieniuose procesuose.

„Investicija į komandos DI įgūdžius atsipirko akimirksniu. Mūsų finansų procesai tapo ne tik greitesni – mes atlaisvinome savo DI komandos resursus kurti pelną didinančius sprendimus. Tai dviguba strateginė pergalė, kiekvieną dieną didinanti mūsų įmonės efektyvumą.“ Martynas Nenėnas, Orbio World finansų direktorius

Jei jūsų komanda dirba su panašiu dokumentų srautu, daugiau rezultatų rasite klientų puslapyje, o apie programą komandoms skaitykite AI Sprinto puslapyje.